Programa de Mejoramiento de la Gestión, PMG

Los Programas de Mejoramiento de Gestión (PMG) en los Servicios Públicos tienen su origen en el año 1998 con la implementación de la Ley N°19.553 y su respectivo Reglamento, mediante la cual se crea la Asignación de Modernización, asociando el cumplimiento de objetivos de gestión a un incentivo de carácter monetario para los funcionarios/as.

El Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) es un instrumento de apoyo a la gestión de los Servicios Públicos, basado en el desarrollo de áreas estratégicas comunes de la gestión pública para un cierto estándar predefinido. Se ejecuta a través de los procesos de formulación, implementación, seguimiento y evaluación de los programas de mejoramiento de los servicios.

En el contexto de profundizar los avances logrados en cada Servicio Público a través del desarrollo del Programa de Mejoramiento de la Gestión, en sus cuatro años de existencia (2001-2004), se hizo deseable la aplicación de un estándar externo que continuara promoviendo la excelencia, pero que también hiciera reconocibles los logros por parte del conjunto de la sociedad, y que no sólo el reconocimiento sea al interior del sector público.

En razón de lo anterior, a partir de la formulación del PMG 2005 se introducen los primeros elementos para transitar hacia un mecanismo de certificación externa de sistemas de gestión de reconocimiento internacional tipo Normas ISO, respondiendo además al compromiso establecido en el Protocolo del Proyecto de Ley de Presupuestos del Sector Público para el año 2004, suscrito por el Gobierno y la Comisión Mixta de Presupuesto del Congreso Nacional.

Al respecto, se plantea la coexistencia, a partir del año 2005 de dos programas de mejoramiento de la gestión complementarios. Por una parte, el Programa Marco Básico que correspondeaquel que los Servicios han venido ejecutando desde el año 2001 y que incluye aquellos sistemas esenciales para el desarrollo eficaz y transparente de la gestión de los servicios respondiendo a las definiciones de política en el ámbito de la modernización de la gestión del sector público. Su evaluación o certificación técnica es interna al sector público, apoyado por una Red de Expertos.

Y por otra, el Programa Marco Avanzado que incorpora los objetivos del Programa Marco Básico e introduce nuevas etapas de desarrollo, correspondientes a las exigencias de la Norma ISO 9001:2000, éstas últimas en orden a certificar cada uno de los sistemas del PMG a través de organismos especializados en Norma ISO, externos al ejecutivo.

El PMG presenta Areas de Mejoramientos y sistemas estratégicos que lo conforman, a saber:

AREA DE MEJORAMIENTO

SISTEMAS

Recursos Humanos

Capacitación

Higiene - Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

Evaluación de Desempeño

Calidad de Atención a Usuarios

Sistema Integral de Atención a Cliente(a)s, usuario(a)s y beneficiario(a)s.

Gobierno Electrónico

Planificación / Control / Gestión Territorial

Planificación / Control de Gestión

Auditoría Interna

Gestión Territorial

Administración Financiera

Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público

Administración Financiero - Contable

Enfoque de Género

Enfoque de Género

El proceso

El PMG se enmarca en un conjunto de áreas comunes para todas las instituciones del sector público, denominado Programa Marco Básico y Programa Marco Avanzado, el cual comprende etapas tendientes a alcanzar un determinado grado de desarrollo establecidos por el Programa. Cada etapa es definida especificando claramente sus contenidos y exigencias, de modo tal que con el cumplimiento de la etapa final, el sistema se encuentre implementado según características y requisitos básicos.

Actores involucrados en el proceso

Comité de Ministros: Compuesto por los Ministros del Interior, de Hacienda y Secretario General de la Presidencia.

Secretaría Técnica: Dirección de Presupuestos (DIPRES).

Red de Expertos: Son los organismos técnicos que validan el cumplimiento de los sistemas.

Instituciones: Servicios públicos adscritos al Programa (no todos los servicios están incluidos y algunos lo están parcialmente en algunas áreas).

Etapas del proceso

1.- Preparación y Aprobación Programa Marco. Se inicia con una propuesta de áreas estratégicas, sistemas y/o nuevas etapas de desarrollo para los sistemas existentes elaborada por el Ministerio de Hacienda, con el apoyo de la Red Expertos. Dicha propuesta se presenta al Comité de Ministros del PMG para su análisis y aprobación.

Una vez aprobado el Programa Marco para el año siguiente éste se informa a todos los Servicios.

2.- Formulación PMG Servicios y presentación Ministerio de Hacienda. Al interior de cada servicio se elabora propuesta PMG, la cual en el caso de nuestro Ministerio, es elaborada por la Diplap en consulta con las Divisiones y Unidades responsables de la ejecución de cada sistema. Una vez que el PMG es presentado al Ministerio de Hacienda éste es revisado, en conjunto con la Red de Expertos. Las observaciones son enviadas a las instituciones para su incorporación a la propuesta de PMG que se presentará al Comité de Ministros.

3.- Envío PMG Servicios al Comité de Ministros y Aprobación. Esta etapa corresponde al envío formal de los PMG de los Servicios al Comité de Ministros para su aprobación. En esta etapa, el Comité de Ministros, analiza cada propuesta y aprueba o rechaza la formulación de compromisos por parte de los Servicios. En este último caso los Servicios deben incorporar las observaciones que señale el Comité.

4.- Elaboración Decretos PMG. Una vez aprobado el PMG por el Comité de Ministros, los Servicios inician la elaboración de un decreto que fija el detalle de los compromisos asumidos. Dicho decreto es expedido por el Ministro del ramo y ratificado además por los Ministros miembros del Comité.

5.- Evaluación. Se efectúa sobre la base de lo informado por el Servicio en el Informe de Cumplimiento del PMG. Dicho informe detalla el cumplimiento de cada uno de los objetivos de gestión comprometidos por la institución. Adicionalmente, dicho informe de cumplimiento es auditado por el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno y certificado por la Red de Expertos del PMG. El grado de cumplimiento del Servicio se formaliza mediante la dictación de Decreto, donde se establece además, el porcentaje de incremento asociado. El porcentaje de incremento alcanzará a 5% de la base remuneracional en aquellas instituciones que hayan obtenido un grado de cumplimiento igual o superior a 90 %; 2,5% de la base remuneracional en aquellas instituciones que logren un grado de cumplimiento mayor o igual a 75% y menos que 90%; y un incremento de 0% de la base remuneracional en aquellas instituciones que alcancen un grado de cumplimiento menor a 75%.

Reparticiones ministeriales son los responsables internos del PMG / Red de expertos para el PMG

Areas de Mejoramiento

Sistemas

Institución Responsable

Recursos Humanos

Capacitación

Dirección Nacional Servicio Civil

Higiene-Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

Superintendencia de Seguridad Social

Evaluación de Desempeño

Dirección Nacional Servicio Civil

Calidad de Atención a Usuarios/as

Sistema de atención de Cliente(a)s, usuario(a)s, y beneficiario(a)s.

Ministerio Secretaría General de Gobierno (SEGEGOB - División de Organizaciones Sociales)

Gobierno Electrónico

Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES - Proyecto de Reforma y Modernización del Estado)

Planificación / Control / Gestión Territorial

Planificación/ Control de Gestión

Dirección De Presupuesto (DIPRES)

Auditoria Interna

Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG)

Gestión Territorial

Subsecretaría de Desarrollo Regional (SUBDERE)

Administración Financiera

Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público

Dirección de Compras y Contratación Pública (Ministerio de Hacienda)

Administración Financiero-Contable

Contraloría General de la República y Dirección de Presupuesto (DIPRES)/ DIPRES - SIGFE

Enfoque de Género

Enfoque de Género

Servicio Nacional de la Mujer (SERNAM)

Objetivos de los sistemas integrantes del PMG

Sistemas

Objetivos

Capacitación

Programa Marco Básico: Desarrollar el Ciclo de la gestión de la capacitación, relevando la detección de necesidades de capacitación y de los procesos de planificación, ejecución y evaluación de impacto del Plan Anual de Capacitación del Servicio, con el objeto de desarrollar competencias que permitan a los funcionarios mejorar su desempeño en áreas claves de funcionamiento de la institución. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, el Ciclo de la gestión de la capacitación, relevando la detección de necesidades de capacitación y de los procesos de planificación, ejecución y evaluación de impacto del Plan Anual de Capacitación del Servicio, con el objeto de desarrollar competencias que permitan a los funcionarios mejorar su desempeño en áreas claves de funcionamiento de la institución.

Higiene - Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

Programa Marco Básico:Formalizar y fortalecer los procesos asociados al mejoramiento de los ambientes de trabajo de los funcionarios, la prevención de riesgos y en general, de las condiciones del lugar de trabajo con participación de los trabajadores. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, el funcionamiento de los comités Paritarios y los procesos de elaboración y ejecución del Plan Anual de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de ambientes de Trabajo del Servicio, con el objeto de formalizar y fortalecer los procesos asociados al mejoramiento de los ambientes de trabajo de los funcionarios, la prevención de riesgos y en general, de las condiciones del lugar de trabajo con participación de los trabajadores.

Evaluación de Desempeño

Programa Marco Básico: Reconocer el buen desempeño mediante un sistema de evaluación objetivo, transparente e informado. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, el proceso de Evaluación de Desempeño, con el objeto reconocer el buen desempeño mediante un sistema de evaluación objetivo, transparente e informado.

Sistema Integral de Atención de cliente(a)s usuario(a)s y beneficiario(a)s

Programa Marco Básico: Mecanismos que faciliten el acceso oportuno a la información y el ejercicio de los derechos ciudadanos. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos del Sistema Integral de Atención de cliente(a)s usuario(a)s y beneficiario(a)s con el fin de contar con mecanismos que faciliten el acceso oportuno a la información y el ejercicio de los derechos ciudadanos.

Gobierno Electrónico

Programa Marco Básico: Contribuir al uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) para mejorar y simplificar los servicios e información ofrecidos por el Estado a los ciudadanos, mejorar y simplificar los procesos de soporte institucional y facilitar la creación de canales tecnológicos que permitan aumentar la transparencia y participación ciudadana.

Planificación / Control de Gestión

Programa Marco Básico: Diseñar e implementar procesos de planificación y sistemas de información para la gestión que permitan a la institución disponer de la información necesaria para apoyar la toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisión de sus productos, y rendir cuentas de su gestión. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de planificación y sistemas de información para la gestión que permitan a la institución disponer de la información necesaria para apoyar la toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisión de sus productos, y rendir cuentas de su gestión.

Auditoria Interna

Programa Marco Básico: Crear y fortalecer las Unidades de Auditoria Interna con el objeto de desarrollar en forma permanente y continua, auditorias de carácter general, estratégico, fundamentalmente preventivas y de apoyo a la gestión. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, el funcionamiento de las Unidades de Auditoria Interna con el objeto de desarrollar en forma permanente y continua, auditorias de carácter general, estratégico, fundamentalmente preventivas y de apoyo a la gestión.

Gestión Territorial

Programa Marco Básico: Incorporar en los productos (bienes y/o servicios) que entrega la institución una perspectiva territorial.

Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público

Programa Marco Básico: Mejorar la transparencia, eficiencia y calidad de los procesos de compras y contrataciones de los Servicios Públicos, así como fortalecer el acceso a mayor y mejor información. Programa Marco Avanzado: Normalizar, según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de compras y contrataciones de los Servicios Públicos, mejorando su transparencia, eficiencia y calidad y fortalecimiento el acceso a mayor y mejor información.

Administración Financiero - Contable

Programa Marco Básico: Fortalecer la función Financiero-Contable a través del mejoramiento de procesos y sistemas de información administrativa y financiera de general aplicación, de manera que la información cumpla con requisitos básicos de pertinencia, oportunidad, consistencia, calidad y confiabilidad; y que efectivamente permita apoyar el control y toma de decisiones.

Enfoque de Género

Programa Marco Básico: Incorporar enfoque de género en el proceso de provisión de los productos estratégicos de la institución.